Språkkrav, säkerhet och journalgranskning

Omsorgspersonal möter dagligen äldre personer som befinner sig i utsatta situationer

Foto-User_76523_Mostphotos

Verksamheten behöver ha rutiner för att följa upp att de som anställs i verksamheten har tillräckliga kunskaper för att kunna förstå och prata med de boende och närstående. Likaså att kunna dokumentera det som händer och att kunna beskriva förändringar i hälsotillståndet för exempelvis en sjuksköterska på jourtid.

Det händer att vi träffar på utbildade undersköterskor som inte behärskar svenska i tal och skrift. Det kan medföra att de inte kan förstå vad den boende uttrycker eller att de inte kan dokumentera det som ska dokumenteras. Hur kan det komma sig att utbildningsanordnare tillåts ge betyg till personer som uppenbarligen inte kan ha klarat utbildningen? Vem bär ansvaret om en sådan person gör fel? Kunskaper i svenska språket måste alltid vara en grundkompetens för arbete i äldreomsorgen. Personalen ska behärska det svenska språket i tal och skrift.

När det blir brist på personal finns en risk att verksamheten tar in vikarier som inte kan tillräckligt bra svenska. Det medför att belastningen på de ordinarie ökar. De får svårt att beskriva vad som behöver göras och de boende kan inte göra sig förstådda. Samtidigt så kan personer med bristande språkkunskaper ibland kan ha en fantastisk fallenhet för omvårdnadsarbetet.

Det finns kommuner som i upphandling ställer krav på språkkompetens hos medarbetarna. Utföraren ska redovisa i anbudet hur de säkerställer kravet. Det blir en knepig situation när boendet tidigare varit i kommunal drift och det finns medarbetare som följt med vid övertagandet och som inte har rätt språkkompetens.

Kunskapsutvecklingen inom vård och omsorg går fort. Alla vårdgivare måste fortbilda sin personal så att de följer med och kan leverera den kvalitet som boende och närstående har rätt att förvänta sig. Legitimerad personal kan till viss del bidra till fortlöpande kunskapsöverföring till omsorgspersonalen, men behöver då själva få möjlighet att fylla på sina kunskaper.  

För en människa med demenssjukdom så måste det vara hemskt att inte kunna göra sig förstådd och att förstå människor i omgivningen. En förvirrad värld riskerar bli än mer skrämmande och obegriplig. Medarbetare med bristande språkkunskaper kan omedvetet utsätta de boende för kränkning eller rent farliga situationer.

Den som inte kan uttrycka sig får svårt att motivera, informera och instruera. Det innebär en risk att den äldre får mer hjälp än den behöver och därmed riskerar tappa funktioner som är väsentliga för det dagliga livet.

Har verksamheten medarbetare som inte förstår språket tillräckligt bra så måste dessa få fortlöpande handledning och gå vid sidan om någon som behärskar språket i tal och skrift. Verksamheten har ett ansvar för att hjälpa medarbetare som har brister i svenska språket att förbättra sina språkkunskaper.

När händelser inte dokumenteras riskerar de boende komma till skada. Likaså när kvällspersonalen inte kan göra sig förstådda gentemot joursjuksköterskan när någon boende blir sjuk.

Vi kommer att behöva anställa många i äldreomsorgen i framtiden. De som ska arbeta i vården måste förstå, tala och skriva svenska. Utmaningen är att hjälpa de som har fallenhet för att bli fantastiska undersköterskor med språket och ge dem en gedigen yrkesutbildning. De kommer att behövas inom vård och omsorg en lång tid framöver. Många verksamheter hittar kreativa sätt att hjälpa personer med bristfälliga språkkunskaper att bli bättre på svenska språket.  

Delegering är ett tillfälle för att skaffa sig en uppfattning kring kunskapen i det svenska språket. Då kan ställa kontrollfrågor ställas i samband med utbildning för att få en uppfattning om hur mycket personen har förstått och kan förklara i dialog. Delegeringen ska omfatta skriftliga moment och frågor för att tillgodose kraven i Patientsäkerhetslagen. Särskilt nödvändigt är det vid delegering av läkemedelshantering. Att arbeta med mentorskap, tydliga instruktioner (ex. SBAR) och tätare uppföljningar gällande delegerade uppgifter kan vara bra sätt att följa upp personal på verksamheten.

På äldreboende hanteras personuppgifter på många olika sätt. Oavsett hur och varför de hanteras så behöver de finnas noterade i ett personuppgiftsregister.
Att journalsystemen behöver finnas med är självklart för de flesta. Svårigheten är att fånga alla papper, datafiler och annat som kan innehålla personuppgifter på boende, medarbetare eller andra.

Integritetsmyndigheten kräver att verksamheten gör behovs- och riskanalys innan man ger anställda behörighet till att komma in i journalsystemetVi läser emellanåt om medarbetare hos vårdgivare som läst i journaler som de inte har behörighet att läsa. Den som arbetar på ett äldreboende har inte automatiskt rätt att ta del av allas journaler. Som medarbetare får du enbart läsa de journaler som behövs för att kunna bedriva vårdrelationen.

Det råder tystnadsplikt mellan våningsplanen kring vad som händer på andra enheter om det inte är kännedom som är nödvändig för att medarbetaren ska kunna utföra sitt arbete. Det får man inte glömma bort i personalrummet på rasten. Personuppgifter hanteras i många andra sammanhang och hanterar ni personuppgifter utanför journalsystemet så ska de finnas noterade i en sammanställning över var ni har personuppgifter. Det är nödvändigt att motivera syftet med att lagra personuppgifterna och med stöd av vilken lag lagringen sker.

Dataskyddsförordningen ibland benämnd GDPR är överordnad övrig lagstiftning när det gäller hantering av personuppgifter. Om det inte framgår något av annan författning så gäller dataskyddsförordningens regler. När det gäller hälso- och sjukvårdsinsatser så finns patientdatalagen, patientdataförordningen och

Socialstyrelsens föreskrifter som innehåller kompletterande nationella bestämmelser när det gäller krav på såväl patientjournal som den sociala dokumentationen.

En av de grundläggande principerna i dataskyddsförordningen rör kravet på säkerhet. Personuppgifterna behöver skyddas såväl mot intrång utifrån som obefogad åtkomst inifrån verksamheten. En fråga rör samtycke. Samtycke kan inte användas i relation till patient eller boende i frågor som inte framgår av annan författning.

Det finns flera metoder att genomföra journalgranskning och syftet med journalgranskningen kan variera.

Kollegial granskning
Urvalet sker slumpmässigt exempelvis personer födda den 4, 14, 24 dagen i en månad. Kollegial granskning innebär ofta att medarbetare skriver ut och avidentifierar journaler som sedan en kollega går igenom och ger återkoppling på. Detta för att undvika sekretessbrott då enbart den som har ansvaret för en patient/boende har rätt att ta del av journalen. Den som granskar noterar goda exempel och förslag till förbättringar.

Egenkontroll av journalföring
Här finns olika mallar för granskning av HSL-journaler på nätet. När det gäller social dokumentation finns ofta riktlinjer som beskriver hur social dokumentation ska föras i kommunen. En del enheter har någon som är dokumentationsombud eller kvalitetsombud som granskar journalföring och ger råd och stöd till kollegor kring journalföringen.

Den röda tråden
Ett sätt att granska journalföringen och samarbetet mellan de olika yrkesgrupperna på boendet är att försöka följa den röda tråden. Finns händelser eller förlopp som bör förekomma i såväl patientjournaler som social dokumentation journalförda i båda journalerna?

Loggkontroll
Innebär att utsedd person i verksamheten, ofta verksamhetschef, regelbundet går in och granskar vem som läst i vilken journal och vid vilken tidpunkt. Därigenom kontrolleras att ingen av nyfikenhet går in och läser i journaler på personer som de inte har en vårdrelation till.

Granskning av MAS
MAS får ofta insyn i journalföringen i samband med utredningar. Därutöver kan MAS göra granskningar av journalföringen. Ofta sker det utifrån en mall för att säkerställa att väsentlig information för trygg och säker vård finns i journalerna.

Markörbaserad journalgranskning
SKR har gett ut en bok som heter ” Markörbaserad journalgranskning inom hemsjukvård” (MJG). Markörbaserat journalgranskning sker utifrån en strikt metod och innebär ett samarbete mellan läkare och sjuksköterska på det särskilda boendet.

Krav vid journal
Den journal som förs av vården är den boendes journal.  Den som för journal behöver tänka på att den boende närsomhelst kan begära ut kopia av sin journal och få läsa vad medarbetarna skriver. Lika illa kan det vara om inget dokumenteras.  

En journal ska vara objektiv och tydlig, inte bestå av en massa tyckanden!
Som boende på ett äldreboende har du rätt att ta del av din journal. Verksamhetschef eller MAS kan göra en menprövning men det ska finnas mycket starka skäl för att du inte ska få ta del av journalen. Nekar verksamheten kan man vända sig till IVO för att begära sin rätt.  

Närstående har inte samma rätt att begära ut journal, men kan ändå ofta hävda rätten att få ut journalhandlingar för en person på ett äldreboende. Särskilt om den boende har svårt att föra sin egen talan. Uppgifter om en boende kan alltså lämnas ut om det inte råder några som helst tvivel om att den boende eller närstående lider men av det. När en sådan bedömning ska genomföras måste utgångspunkten alltid vara den aktuella personens situation.

Journaler ska vara sakliga och bygga på det som faktiskt händer i verksamheten. Det finns inte utrymme för subjektivt tyckande. Ibland kan den som granskar en journal se att det finns en hel roman av oväsentligheter. Andra gånger är enda anteckningen under flera månader att den boende sovit på natten. Det är tydliga tecken på att dokumentationen inte fungerar på enheten.  

Journalen ska vara skriven på begriplig svenska. Handskrivna journaler kan ibland bestå av mer eller mindre obegripliga kråkfötter och dataskrivna journaler kan vara svårbegripliga emellanåt. Med detta sagt så kan vi nog ändå konstatera att de flesta journaler är välskrivna, att det går att se ett sammanhang och förstå hur vården planerats och genomförts.  

Ett tillfälle när det kan vara av intresse att läsa sin journal är efter en vårdskada. Det kanske hänt något som inneburit onödigt lidande. Det kan vara så att ni överväger att begära ersättning från patientförsäkringen eller boendets ansvarsförsäkring.  

Det är bra att veta att det finns tre olika journaler på äldreboendet. Undersköterskorna dokumenterar i social journal och arbetar utifrån genomförandeplan. Sjuksköterskor, arbetsterapeut och fysioterapeut gör vårdplaner eller hälsoplaner och dokumenterar i en hälso- och sjukvårdsjournal. Sedan har vi läkaren som är anställd av regionen och dokumenterar i vårdcentralens journalsystem.  

Reflektionsfrågor kring språkkrav, säkerhet och journalgranskning
Undersköterska:
• Har du hamnat i situationer där du jobbat med kollegor som inte förstår språket?
• Vad kan ni som kollegor göra för att hjälpa dem att bli bättre på svenska språket?
• Finns det risk att någon obehörig får tillgång till personuppgifter på er enhet?
• Finns det personuppgifter någonstans där de inte behövs?
• Gör ni journalgranskning någon gång?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
• Hur kontrollerar ni språkkunskaperna hos de som börjar arbeta hos er?
• Vad gör ni om någon har betyg som undersköterska men inte klarar att dokumentera eller göra sig förstådd?
• Har ni dokumentation över alla ställen på boendet där personuppgifter på boende, medarbetare eller närstående förvaras?
• Förvaras de så att obehöriga inte kan komma över uppgifter?
• Sätter ni av tid och har ni metod för journalgranskning?
• Hur ofta gör ni loggkoll?

Boende och närstående:
• Finns det medarbetare på äldreboendet som inte kan göra sig förstådda?
• Hur påverkar det vården?
• Får du berätta samma sak flera gånger?
• Ges ni möjlighet att vara delaktiga i framtagandet av genomförandeplan och livsberättelse?
• Har ni varit i situationer där ni begärt att få ta del av journalhandlingar?  

Äldrekollen
Kvalitetsgranska ditt äldreboende

Svensk Vårdkontroll
Verktyget för Medicinskt Ansvariga

Aktuellt i media
  • 2022-05-03 07:10

    Gav dubbel maxdos morfin - patienter dog

    Läs mer >>

    info
  • 2022-04-28 16:05

    Avloppsrester lämnades kvar på golvet på äldreboende

    Läs mer >>

    info
  • 2022-04-28 13:23

    Man på äldreboende i Uppsala satte mat i halsen – avled

    Läs mer >>

    info
  • 2022-10-03 04:00 03 Ledarskap, 15 Handlingsberedskap
    Ledarskap, team och individ
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-09-29 04:00 09 Mat och måltid
    Trivsamma måltider och måltidsmiljöer
    info
  • 2022-09-26 04:00 01 Kvalitet
    Ett äldreboende är ett hem
    info
  • 2022-09-22 04:00 01 Kvalitet, 02 Värdegrund
    Äldre har rätt till kvalitet i omsorgen
    info
  • 2022-09-19 04:00 19 Samhället utanför, 02 Värdegrund, 04 Bemötande
    Begravning och dödsbo
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-09-15 04:00 19 Samhället utanför
    Många äldre behöver personligt stöd med ekonomi och hjälp i livet.
    Foto: Mostphotos
    info
comments powered by Disqus