Bemanning via SMS

En undersköterska berättar att bemanning via SMS är rena katastrofen och ett av de största hindren till att öka kvalitén inom äldreomsorgen. Systemet missgynnar engagerade och kompetenta vikarier som faktiskt arbetar och gör sitt yttersta för de boende medan de som föredrar att sitta av tid med sina mobiler under arbetstid gynnas av systemet och får alla passen.Systemet innebär ju också att det inte är arbetsprestationen utan förmågan att snabbt svara på ett SMS som belönas. Ett annat problem är att arbetsgivaren till sist kanske nödgas anställa vikarier som de egentligen inte vill ha då dessa med omfattande tjänstgöring får företräde till lediga tjänster. Med dåligt inskolade vikarier så slits också den ordinarie personalen och både arbetsglädje och kvalitet minskar.

Rekrytering

Det är stora skillnader mellan rekrytering av medarbetare till olika äldreboenden. Vissa äldreboenden har många sökande på varje ledig tjänst medan andra inte har några sökanden alls. Det finns ett starkt samband mellan kontinuitet och patientsäkerhet liksom när det gäller arbetsmiljö och patientsäkerhet. Personal som trivs stannar kvar, men de duktiga medarbetarna vill också ha kollegor som levererar. Här är ett tydligt ledarskap en grund för att skapa en god arbetskultur där duktiga medarbetare trivs och bidrar till att utveckla verksamheten.

Bemanning

Det är inte helt lätt att bemanna ett äldreboende. De som arbetar är inte helt utbytbara. Det handlar om att göra det bästa möjliga. Rätt planering av bemanningen påverkar kvaliteten i stor utsträckning. Det är enklare när det gäller planerad frånvaro och långtidsfrånvaro. Då går det att välja ut den vikarie som är mest lämpad. Vid sena sjukskrivningar så blir det lätt den som svarar i telefon eller på SMS som får vikariatet.

Vikarier arbetar ofta på olika äldreboenden för att få ihop lönen för månaden. Det är en osäker tillvaro och det innebär också att det finns en konkurrens om de bästa vikarierna. För att behålla bra vikarier så måste vi måna om dem och visa att de är uppskattade.

Vissa enheter har system som bemanningsstöd där de som är inskolade som vikarier kan lägga in vilka arbetspass de kan tänka sig att arbeta. Med bra system och arbetssätt för att planera bemanningen så blir förutsättningarna att få in rätt vikarie på rätt arbetspass mycket bättre.

Många äldreboenden har också scheman där arbetstiderna mellan olika pass varierar mellan de olika turerna. Det spelar också in vem som sköter bemanningen och på vilka grunder. Dels kan en bra bemanningsplanering hjälpa till att skapa kontinuitet så att vikarier lär känna de boende bra, dels kan verksamheten hålla igång många vikarier istället för att några ska arbeta mer än heltid.

Det finns också verksamheter som genom schemaläggningen skapar förutsättningar för deltagande i aktiviteter genom ”guldkantsturer” där några medarbetare inte är indragna i den direkta omsorgen utan i stället kan hitta på aktiviteter med de boende. En genomtänkt modell med planering av bemanning och aktiviteter som samspelar har betydelse för kvaliteten på äldreboendet.

Planering vid korttidsfrånvaro

Vikariepool och bemanningsverktyg: De flesta äldreboenden har någon form av vikariepool. Ett system där vikarierna kan notera där de är tillgängliga underlättar. Gör den fasta personalen involverade i att hitta bra vikarier. Någon form av SMS-funktion där vikariat kan bjudas ut är också bra.

Matcha kompetens och erfarenhet När ni har en pool av vikarier, se till att ni noggrant utvärderar deras kompetens och erfarenhet. Skapa en lista över de olika arbetsuppgifter och vårdbehov som kan uppstå på äldreboendet. Det är bra om det finns någon form av sortering vilka våningsplan vikarien känner till de boende på och gärna någon form av betygssättning på vikarierna så att de vikarier som levererar bästa vården bokas in först.

Kommunikation med vikarierna: Ha en god dialog med vikarierna såväl när det gäller beröm som eventuella behov av förbättringar. Skapa gärna ett enkelt material för vikarier och nyanställda när det gäller förväntningar, krav och viktiga rutiner i verksamheten. Utvärdera gärna regelbundet vikariernas arbetsinsats med övriga medarbetare och de boende på enheten.

Erbjud kontinuerlig utbildning: Tänk på att även vikarier behöver ha fortbildning. Kvaliteten och patientsäkerheten är inte starkare än den svagaste länken.

God arbetsmiljö En god arbetsmiljö är viktig för att få personal att stanna kvar. Det gäller även vikarier. Genom att visa uppskattning och vara mån om era vikarier så kommer de bästa att vilja fortsätta arbeta i er verksamhet.

Reflektionsfrågor kring bemanning och varuförsörjning
Undersköterska och vårdbiträde:
• Fungerar schemaläggning och bemanning bra på ert boende?
• Har ni välfungerande vikarier?
• Hur gör ni för att få behålla de bästa vikarierna?
• Ger ni de som bemannar någon feedback på hur olika vikarier fungerar på enheten?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
• Har ni ett bra system för att bedöma hur era vikarier fungerar?
• Tar ni in de som är duktigast eller handlar det mer om vem som svarar eller någon gillar?
• Är schemaläggningen anpassad efter de boendes behov?

Boende och närstående:
• Är det omsättning på vilka som arbetar på enheten?
• Verkar boendet ha bra vikarier?

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Sofrosyne
Bättre vård varje dag