Hantering av de boendes pengar på äldreboendet

Det förekommer att medarbetare på äldreboendet behöver hjälpa den boende att hantera dennes pengar, betalkort, nycklar och andra privata tillhörigheter. Den som bor på äldreboendet behöver ha pengar till hårklippning, resor, utflykter och små inköp av diverse slag.
Många boende har eget ansvar för sina pengar och några kan ha en närstående, god man eller förvaltare som hjälper dem i ekonomiska frågor. Allt fler boenden har möjligheter till säker förvaring i den boendes lägenhet men det behöver ändå finnas rutiner för att säkerställa att inget försvinner. Om personalen ska sköta pengar så ska det vara inskrivet i biståndsbeslutet eller genomförandeplanen.

Det kan vara viktigt att sätta gränser för hur stora belopp som tas omhand och att ha rutiner hur chef informeras om att verksamheten har ansvar för den boendes pengar. Om verksamheten tar ansvar för privat egendom så kan det bli aktuellt att betala ersättning om pengar försvinner. Det behöver också finnas rutiner som begränsar tillgången till privata medel till några få på enheten. Detta för att det ska gå att spåra vad som hänt om pengar saknas.

Ett sätt att begränsa risken är att använda betalkort där enbart kontaktmannen har tillgång till koden. Ett annat sätt är att koden till kortet förvaras av någon som dokumenterar när den lämnats ut till en medarbetare. På betalkort kan också summan pengar som finns tillgänglig begränsas. Om man som medarbetare hjälper den boende att handla med kort så spara alltid kvittot och lämna tillsammans med kortet efter inköpet.

Ta aldrig emot smycken, bankdosor eller koder till mobilt bank-id eller annat som skulle kunna vara stöldbegärligt. Medarbetare ska aldrig hämta ut kontanter till den boende. Däremot kan medarbetare följa med boende till banken eller bankomat om den boende önskar det. Det ska finnas en skriftlig överenskommelse med den boende eller dennes företrädare om verksamheten ska vara behjälpliga med att hantera pengar.

Verksamheten behöver också ha rutiner för att regelbundet kontrollräkna pengar som förvaras åt de boende. Ett sätt att kontrollräkna är att två personer tillsammans räknar pengarna och skriver under att summan stämmer med det som är bokfört. Om det går lång tid mellan kontrollräkning så kan det vara svårt att komma ihåg vad som hänt exempelvis att den boende klippte håret för sex veckor sedan. Om någon går bort eller flyttar behöver pengarna slutredovisas.

En viktig del att tänka på är att även hantering av den boendes pengar omfattas av tystnadsplikten. Kassaböcker och annan dokumentation kring hur pengarna används behöver därför hanteras med omsorg. Personal på äldreboende ska inte ansvara för att betala fakturor åt den boende. Om den typen av hjälp behövs och det inte finns närstående kan få fullmakt att hjälpa till så behöver den boende ansöka om god man.

Genom att verksamheten för bok över uttag och spar kvitton så kan medarbetare och den boende eller den som hjälper den boende stämma av och dubbelsignera när kassan fylls på med mer pengar. En skriftlig fullmakt eller överenskommelse om hur pengarna ska hanteras och hur den boendes företrädare ska informeras skapar trygga rutiner.

En svår situation som emellanåt uppstår på äldreboende är att den boende saknar pengar. Det kan bli riktigt besvärligt exempelvis om den boende inte kan få ut sina läkemedel på apoteket. Ibland beror det på missar från den som hjälper den boende med pengar, men det händer även att det inte finns pengar. Då kan den boende behöva få socialbidrag för att få sina nödvändiga behov tillgodosedda.

Att hantera de boendes pengar på ett äldreboende är en känslig och viktig uppgift som kräver noggrannhet och trygghet för både de boende och personalen.

Säkra upp hanteringen av privata medel

Ansvar och utbildning Utse en ansvarig person eller team som är ansvarig för hanteringen av de boendes pengar. De ska ha utbildning i hur hantering av pengar ska ske på äldreboendet.
Dokumentation och avstämningSkapa ett kassablad med de boendes pengar när ni tar emot pengar första gången. Se till att den som lämnar in respektive tar emot pengarna båda kvitterar. Om det finns annat än kontanter som förvaras så bör det finnas med på en förteckning.Varje uttag noteras och kvitto läggs i anslutning till pengarna. Om det är möjligt kvitterar både personalen och den boende. Pngarna kontrollräknas vid varje uttag. Vid påfyllning får den som ansvarar och den som lämnar in pengar kontrollräkna så att beloppen stämmer.
Säker förvaring Alla pengar och värdefulla föremål ska förvaras säkert på äldreboendet. Det kan vara kassaskåp eller lådor där ett begränsat antal personer har tillgång. En del äldreboenden har låsbara skåp i lägenheten där den boende själv förvarar nyckeln.
Regelbunden granskning Verksamhetschefen eller någon denne utser bör göra regelbunden granskning av att rutinerna fungerar.
Utbildning av personal Se till att all personal som kan vara inblandad i hanteringen av de boendes pengar är utbildade och medvetna om äldreboendets riktlinjer och förfaranden.
Rapportering Om det sker avvikelser i samband med hantering av de boendes pengar ska detta rapporteras. Stölder bör ju polisanmälas i samråd med den boende. Även närstående kan behöva informeras.

Läs mer

Reflektion - De boendes pengar
Undersköterska och vårdbiträde:
- Hanterar ni någon gång de boendes pengar?
- Finns det trygga rutiner för hantering av värdeföremål och kontakter på äldreboendet?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
- Händer det att boende inte kan få läkemedel eller annat som är viktigt för en trygg och säker vård?
- Har det förekommit att pengar försvunnit på boendet?

Boende och närstående:
- Har ni hittat ett sätt att hantera pengar på som känns tryggt?

Erland Olsson
Specialistsjuksköterska
Sofrosyne - Bättre vård varje dag.