Vikariebemanning
Det är inte helt lätt att bemanna ett äldreboende. De som arbetar är inte helt utbytbara. Det handlar om att göra det bästa möjliga. Rätt planering av bemanningen påverkar kvaliteten i stor utsträckning. Det är enklare när det gäller planerad frånvaro och långtidsfrånvaro. Då går det att välja ut den vikarie som är mest lämpad. Vid sena sjukskrivningar så blir det lätt den som svarar i telefon eller på SMS som får vikariatet.

Vikarier arbetar ofta på olika äldreboenden för att få ihop lönen för månaden. Det är en osäker tillvaro och det innebär också att det finns en konkurrens om de bästa vikarierna. För att behålla bra vikarier så måste vi måna om dem och visa att de är uppskattade.

Vissa enheter har system som bemanningsstöd där de som är inskolade som vikarier kan lägga in vilka arbetspass de kan tänka sig att arbeta. Med bra system och arbetssätt för att planera bemanningen så blir förutsättningarna att få in rätt vikarie på rätt arbetspass mycket bättre.

Många äldreboenden har också scheman där arbetstiderna mellan olika pass varierar mellan de olika turerna. Det spelar också in vem som sköter bemanningen och på vilka grunder. Dels kan en bra bemanningsplanering hjälpa till att skapa kontinuitet så att vikarier lär känna de boende bra, dels kan verksamheten hålla igång många vikarier istället för att några ska arbeta mer än heltid.

Det finns också verksamheter som genom schemaläggningen skapar förutsättningar för deltagande i aktiviteter genom ”guldkantsturer” där några medarbetare inte är indragna i den direkta omsorgen utan i stället kan hitta på aktiviteter med de boende. En genomtänkt modell med planering av bemanning och aktiviteter som samspelar har betydelse för kvaliteten på äldreboendet.

Varuförsörjning
Ett äldreboende har behov av många varor och tjänster för att fungera. Bra rutiner sparar både pengar och miljö. Inte sällan får produkter kastas då bäst-före-datum passerats. Omläggningsmaterial och livsmedel kasseras inte sällan. Även läkemedel måste emellanåt kasseras. Bra rutiner för inköp minskar risken att slösa med resurserna.  

Många gånger när jag varit på äldreboenden kan jag se att det skett rekordstora beställningar av vissa produkter. Man kan se att hembeställt material överstiger det som kan förbrukas innan hållbarhetsdatum går ut. Samtidigt blev Covid-19 en påminnelse om att viss skyddsutrustning alltid måste finnas i lager eller kunna beställas med kort varsel. Munskydd, visir, skyddskläder som täcker armarna är exempel på sådant.  

Inom industrin tillämpas ”just-in-time” för varuförsörjning. De vill inte ligga på stora lager då det kostar i såväl yta som att det binder upp kapital för verksamheten. Att ha leverantörer som man kan lita på är mycket värt.  

Vid ett tillfälle på ett äldreboende så lyckades inte medarbetarna få hem sondmat och en av de boende riskerade bli utan. Verksamhetschefen ringde tre samtal och fick leverans från tre olika leverantörer nästa dag. Ofta handlar det enbart om engagemang för att få tag i det som behövs. Framförhållningen ska inte vara så kort så att verksamheten behöver varor nästkommande dag, men exemplet visar att det går.  

Ett område där det ofta finns alldeles för mycket utrustning är omläggningsmaterial katetrar med mera. Det är vanligt att boenden får kassera för att bäst före dag gått ut. Verksamheter med en tydlig instruktion för vilket material som ska finnas i lager och vid vilken tidpunkt det ska beställas spar både pengar och miljö.

Tvål, handsprit, handskar, pappershanddukar, toalettpapper, hushållspapper, rengöringsmedel, diskmedel och liknande produkter är ytterligare varugrupper som behöver köpas hem. Förvaring av såväl kemikalier som omläggningsmaterial är kräver eftertanke. Omläggningsmaterial ska förvaras torrt och dammfritt. Vissa kemikalier bör definitivt hållas inlåsta. Vilka får ni reda på om ni läser produktbladet.

En svaghet är ofta leveranserna av läkemedel. Inte sällan tar den som sköter leveransen tag i första bästa medarbetare och får en signatur på att läkemedlen är mottagna. Sen kan de bli stående i en korridor. Läkemedelsleveranser till äldreboenden är ofta stöldbegärliga. Att ha trygga rutiner där läkemedlen blir inlåsta i läkemedelsrummet är av stor vikt.  

Livsmedel är ett annat område där stora inköp görs. Många livsmedel har begränsad hållbarhet och det gäller att inte beställa hem mer än vad som går åt. Det handlar också om att välja vilka livsmedel som ska erbjudas. Boendet kan ha krav på att handla ekologiska produkter för en viss andel av inköpen. Många gånger finns det också önskemål från de boende om vissa produkter.  

Det är vanligt att äldreboenden köper färdiglagad mat. Hanteringen av mat är en sårbar kedja. När det gäller varmhållen mat så ska den inte hållas varm längre än en timma. Det gäller från det den levereras från köket tills den serveras. När det gäller kyld mat så gäller det att den hålls i kylskåpstemperatur under hela transporten och i förvaringen på äldreboendet tills den värms upp. Det krävs också att verksamheten har full spårbarhet när det gäller förvaringen, för den skull någon skulle bli matförgiftad.  

Inkontinenshjälpmedel finns ibland i övermåttan. Det händer att äldreboenden har flera månaders förbrukning i lager av inkontinensskydd som ingen längre använder. Det gör att det blir svårt att hitta det man ska ha i förrådet.  Inkontinenshjälpmedel är individuellt utprovade och ska hanteras som det.

Äldreboenden har ofta personer som är beställningsansvariga för olika varutyper. Det kan vara bra att samla alla dessa till ett inköpsråd för att diskutera vad som är lagom framförhållning när det gäller olika produkttyper. De kan då också ge varandra tips och idéer om hur de arbetar med beställningar. På det sättet går det att få en både säkrare varuförsörjning och minskad risk för att ligga på jättestora lager av vissa produkttyper.  

Många gånger kan det vara bra att gå igenom vilka leverantörer man har och vad det kostar. Det kan finnas företag som fakturerar för varor och tjänster som verksamheten egentligen inte behöver. Det kan gå att köpa produkter billigare någon annanstans.  Här är många äldreboenden bundna av upphandlingar som begränsar möjligheterna.

Allt fler människor och verksamheter sorterar och återvinner avfall. Det är inte helt okomplicerat på ett äldreboende, men många försöker och hittar ändå sätt att återvinna en hel del förpackningar och annat. Ett område som är speciellt på ett äldreboende är hanteringen av riskavfall. Det måste finnas trygga rutiner kring hanteringen av kasserade läkemedel och när det gäller stickande och skärande avfall.

Miljöpåverkan
Ofta när vi pratar om miljö på äldreboende så tänker vi på den fysiska miljön. I det här avsnittet så avser vi den påverkan på klimatet som ett äldreboende genererar.

Så klart finns det många faktorer på ett äldreboende som kan ha en negativ påverkan på miljön men det finns också många faktorer som går att påverka. En stor mängd engångsprodukter används och mängden avfall är relativt stor. Många gånger är verksamheten beroende av vad som levereras till verksamheten utifrån centrala upphandlingar och det är inte alltid det finns tydliga miljökrav i dessa upphandlingar. Läkemedel är exempelvis inte miljömärkta.

Många verksamheter strävar efter att bli klimatneutrala, men det saknas nödvändiga produkter för att ett äldreboende idag ska kunna vara klimatneutralt. Det finns inte inkontinensskydd som kan återanvändas. De äldre behöver ha det varmt och skönt och en belysning som minskar fallrisk. I vissa fall används den också för att främja en naturlig dygnsrytm.

Livsmedel kommer alltmer i fokus när det gäller miljöpåverkan. Ekologiskt och närproducerat är begrepp som ofta förekommer. Köttproduktion kan också ha miljöpåverkan och många menar att vi behöver äta mindre kött. Förutsättningarna att påverka val av livsmedel är olika på olika äldreboenden, men de flesta kan göra något.

Vid en första anblick är det lätt att fastna i svårigheter och hinder men om man tar sig tid och funderar lite så kan man komma på ganska många små förändringar som går att göra utan att det egentligen påverkar det dagliga arbetet eller inköpen så speciellt mycket. Det kan kännas svårt att hitta konkreta fakta och skriftligt material kring äldrevårdens miljöpåverkan. Men det finns många som arbetar med utveckling kring dessa frågor så som exempelvis har

Göteborgsstad tagit fram en enkel skrift på fyra sidor – Förebygg avfall på äldreboendet.

Vid sökning på internet finner vi följande exempel på åtgärder
• Undvik onödig läkemedelsförskrivning genom exempelvis provförpackningar.
• Arbeta med komplement till läkemedelshantering för att begränsa de boendes behov av läkemedel.
• Inför toalettpassning och andra åtgärder för att minska åtgången av inkontinenshjälpmedel.
• Undvik inkontinensskydd – för säkerhets skull.
• Byt ut engångsunderlakan mot tvättbara flergångsalternativ.
• Utbilda personal/ha tydligare instruktioner om när handskar ska användas och när de inte behövs.
• Använd tvättbar flergångshaklapp för de som behöver.
• Köp in miljömärkta rengöringsmedel/kemikalier miljöpåverkan och dosera enligt anvisning .
• Se över beställningsrutiner så att verksamheten inte har lager för flera år framåt och/eller har fel produkter i lager.
• Se över konsumtionsmönster, exempelvis använder man mer papper än vad som behövs eller… brygger ni kaffe som aldrig dricks upp…
• Genom att följa upp vad som kastas i verksamheten går det att hitta annan ”onödig” konsumtion.  Titta på det som kastas i verksamheten. Finns det onödig konsumtion? Hur mycket kaffe hälls ut?
• Sortera det avfall som går att sortera så som förpackningar, plast, glas och papper.
• Ta hand om mat som blir över på ett tryggt sätt. Återkoppla brister när det gäller matleveranser till leverantören.
• Se över om någon behöver någon specialkost exempelvis näringsberikade mindre portioner för de som inte orkar äta upp en fullstor portion.
• Släck lampor i utrymmen som inte används (går det att ha automatisk styrning av lyset, installera sensorer som släcker när någon inte är i rummet)
• Använd lågenergilampor
• Vårda den utrustning som finns på äldreboendet så att behovet av nyanskaffning minskar - Det bästa avfallet är det som aldrig uppstår.

Sätt upp mål och jämför och mät skillnader, så som mindre åtgång av papper, kaffe inkontinensskydd osv. när ni gör förändringar. När ni ser skillnaderna kan ni göra något trevligt tillsammans för de pengar ni lyckas spara genom miljöarbetet.

Reflektionsfrågor kring bemanning och varuförsörjning
Undersköterska:
• Fungerar schemaläggning och bemanning bra på ert boende?
• Har ni välfungerande vikarier?
• Hur gör ni för att få behålla de bästa vikarierna?
• Ger ni de som bemannar någon feedback på hur olika vikarier fungerar på enheten?
• Fungerar rutinerna för inköp och lagerhållning bra?
• Resonerar ni kring vad ni kan göra för att minska äldreboendets miljö- och miljöpåverkan?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
• Har ni ett bra system för att bedöma hur era vikarier fungerar?
• Tar ni in de som är duktigast eller handlar det mer om vem som svarar eller någon gillar?
• Är schemaläggningen anpassad efter de boendes behov?
• Vet ni vilka kemikalier som finns i verksamheten?
• Finns det åtgång på de produkter som finns i förråden?
• Finns det leverantörer som kostar onödigt mycket?
• Har ni avtal med tjänsteleverantörer som frisör, riskavfallshantering och fotvård?  
• Finns det fler saker som går att göra för att minska äldreboendets miljö- och miljöpåverkan?

Boende och närstående:
• Är det omsättning på vilka som arbetar på enheten?
• Verkar boendet ha bra vikarier?
• Är du nöjd med de varor och tjänster som verksamheten köper in?  
• Ser ni andra möjligheter att minska äldreboendets miljö- och miljöpåverkan?

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Kvalitet i äldreomsorgen