Gemensam målbild för kvalitetsarbetet

Delaktighet och inflytande är en nyckel i kvalitetsarbetet

Foto: Mostphotos

Ledningssystemet
I vårdverksamheter innehåller ledningssystemet ofta mängder med rutiner. Det finns flera skäl till detta. Begreppet vård är väldigt komplex och det finns oerhört många författningar som påverkar vården. Ett äldreboende omfattas av författningar kopplade till socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, livsmedelslagstiftningen, brandskyddslagen, arbetsmiljölagstiftningen, arbetsrätt, bokföringslag och många fler.

Ibland ligger rutinerna svårtillgängliga i något system där få av medarbetarna kommer in och ännu färre hittar rätt när de behöver ha vägledning i hur arbetet ska genomföras. Det händer att språket som används i rutiner är så krångligt att inte ens en doktorsgrad räcker för att förstå vad som menas. Det kan vara skrivet av någon som inte själv begriper.

Nästan alltid finns det en mängd sätt att lösa samma uppgift, sätt som alla kan vara lika bra. Att hitta ett gemensamt arbetssätt för boendet är en viktig uppgift för ledning och alla medarbetare. Om det inte finns en koppling mellan det som står i rutinen och det som fungerar i verkligheten så riskerar rutinen att bli en hyllvärmare, som ledningen gömmer sig bakom om IVO eller någon annan myndighet skulle komma och granska verksamheten.

Författningarna ställer höga krav på rutinbeskrivningar för vissa processer. En del verksamheter tecknar ner fler rutiner än vad de behöver, ett vanligt exempel är sondmatning. För just denna process finns redan bra material i Vårdhandboken, en nationell sajt som samlar rutiner för alla typer av vårdmoment.  
Materialet där är kvalitetsgranskat och uppdateras årligen av de som ansvarar för innehållet

Det blir också svårt att arbeta med kvalitetsutveckling om inte de rutiner som finns stämmer med hur verksamheten arbetar i praktiken. Det blir svårt att följa upp om ett förändrat arbetssätt har förbättrat kvaliteten på arbetet. Det är också bra att datera om och ge nytt versionsnummer till rutiner som förändras. På det sättet vet man vilken rutin som gäller om det skulle finnas flera versioner i omlopp.

Alla vårdverksamheter är skyldiga att ha ett ledningssystem och att med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Arbetet börjar med att identifiera, beskriva och fastställa de processer som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet.

Därefter behöver processerna gås igenom för att se vilka aktiviteter som ingår och i vilken ordning de ska genomföras. Ledningssystemet ska därmed innehålla alla viktiga rutiner som behövs för att verksamheten ska vara trygg och säker för de som får vård och omsorg där.

Exempel på process och aktiviteter är när någon ska flytta in. Då kommer kanske den boende och närstående för att titta på lägenheten. Ni presenterar er och kanske lämnar ut välkomstmaterial. Det kommer information från biståndshandläggaren i kommunen om vilka behov de har identifierat att personen har. Någon av kollegorna utses att vara kontaktman och ni har ankomstsamtal med den boende. Ni påbörjar arbetet med att ta fram en genomförandeplan och så vidare.

För att skapa motivation och bygga ett tankesätt som bör genomsyra hela verksamheten är det viktigt att ha en gemensam bild av vilken kvalitet som ni vill uppnå. Äldreboenden blir alltmer konkurrensutsatta och granskade. Att inte leverera god kvalitet kan innebära att boendet får tomma platser och försämrad ekonomi. I förlängningen kan det innebära nedläggning.

Alla verksamheter som arbetar med vård är skyldiga att arbeta med systematiskt kvalitetsledningsarbete. Vårdkvalitet kan bara uppnås när vård bedrivs utifrån vetenskap och beprövad erfarenhet. Att arbeta med systematiskt kvalitetsutvecklingsarbete innebär att arbeta med ständiga förbättringar. För att vi ska veta att saker blir bättre krävs vissa grundförutsättningar. Tom Johnstone tidigare koncernchef för SKF beskriver förbättringsarbete som en evolution där alla förändringar måste bygga vidare på det förbättringsarbete som skett tidigare.

Först måste vi veta vad vi gör. För detta behöver det finnas nedskrivna rutiner för de mest kritiska delarna av processer och aktiviteter som ingår i verksamheten. Sedan behöver vi mäta effekten av det vi gör, så att vi vet om verksamheten blir bättre. Därutöver behöver vi ha system som innebär att vi ständigt funderar på hur vi kan göra saker bättre. Nationella kvalitetsregister som Senior Alert, Palliativa registret och BPSD-registret är exempel på stöd i utvecklingsarbete. Aktivt arbete med registrering och analys bidrar till förändrings- och förbättringsarbete liksom till lärande och utveckling av verksamheterna.

För att kunna jämföra verksamheten över tid och med andra verksamheter så används ofta nyckeltal. Aktivering och utevistelser är sådana inslag som behöver dokumenteras på ett enkelt sätt och ibland sker med signering. Andra nyckeltal kan vara klagomål, antal personer med undervikt, förekomst av trycksår, användning av antibiotika med mera.

Årshjul för kvalitet
Det är bra att ha ett årshjul för kvalitetsarbetet. Detta för att verksamheten ska känna sig trygg med att alla rutiner är uppdaterade och genomgångna. Likaså är det viktigt att kontrollera att medarbetarna följer rutinerna som gäller. Dålig följsamhet till rutiner är den största risken i en verksamhet. Om medarbetarna tillåts snedda över rutiner så överlåts ju också till dem att bedöma vad som är viktigt eller mindre viktigt i verksamheten. Finns det rutiner som inte ledningen anser är viktiga att följa så bör de tas bort.

En viktig del av arbetet med vårdkvalitet är omvärldsbevakningen. Dels måste verksamheten veta vad som händer när det gäller lagstiftning. Därutöver gäller det också att ha koll på den vetenskapliga utvecklingen. Detta för att verksamheten ska leva upp till det som är vetenskap och beprövad verksamhet idag.

Kunskapsutvecklingen går fort och det som gällde för fem år sedan kanske inte är hela sanningen idag. Privat och även i viss mån kommunal vård är också utsatt för konkurrens. Våra äldre och deras närstående blir alltmer medvetna om skillnader i kvaliteten på äldreboenden.

Förändringar kommer inte genom att vi skriver ett papper och lägger ut till medarbetarna. För att en förändring ska få genomslag så behöver alla förstå varför förändringen måste göras. Många går ofta på autopilot när det gäller rutinuppgifter. För att bryta en inövad rutin kan det behövas både en och två påminnelser. Det är därför viktigt att inte ha för många förändringar på gång samtidigt. För medarbetaren kan det vara svårt att komma ihåg allt nytt om förändringsarbetet går för fort.

Rutinerna för att hantera avvikelser, synpunkter, klagomål, tillbud och förbättringsförslag är en annan viktig del i arbetet med att fånga upp kvalitetsbrister. En kultur där kvalitetsutveckling är en naturlig del skapas genom att händelser utreds ordentligt, åtgärder vidtas för att en händelse inte ska inträffa igen och att kvalitetsarbetet kommuniceras och följs upp så att alla känner till.

Synpunkter och klagomål är en viktig källa till kunskap om brister i verksamheten. Likaså avvikelserapporter som medarbetare skriver. En avvikelserapport är en rapport på en avvikande händelse. Det är viktigt att det just är händelsen som beskrivs för syftet är att tillsammans lära och göra bättre. Inte att söka syndabockar.

Att ha en bra process med dessa där verksamheten på allvar söker bättre sätt att arbeta och genomför förändringar innebär att riskerna minskar samtidigt som omsorgen och vården förbättras. Genom att dra erfarenhet av negativa händelser för att förbättra får vi bort gruset i maskineriet. De som lämnar in avvikelserapporter, klagomål och synpunkter bör få en återkoppling på hur rapporten har hanterats i verksamheten.

Egenkontroll
Egenkontroll är en viktig del av arbetet med att ständigt förbättra verksamheten. Egenkontrollprogram innebär återkommande genomgångar av olika kvalitetsområden så kan kvalitetsbrister upptäckas innan någon skada är skedd.

Många verksamheter har kvalitetsombud och internrevisorer som bidrar till att se att rutinerna fungerar som tänkt och att medarbetarna följer dessa. Ett sätt att utvärdera sin verksamhet är att samarbeta med ett annat boende. Egenkontroll kan då utföras på ett annat boende och någon kommer utifrån och gör en granskning av verksamheten. Ledningen bör gå igenom ledningssystemet årligen för att se vad som fungerar och vad som behöver utvecklas.

Egenkontroll är ett sätt att vara säker på att en uppgift blivit utförd är att ha signeringslistor. Detta finns alltid när personalen hjälper den enskilde med läkemedelshanteringen men kan också förekomma för andra moment. Kontrollen av livsmedelshanteringen är också ett område som ofta kräver signeringslistor.

Likaså kan brandskyddronder och skyddsronder vara en del av egenkontrollen. Många verksamheter gör också regelbundna journalgranskningar.

Checklistor är ett annat sätt att arbeta med egenkontroll. Det finns även andra sätt att arbeta med egenkontrollen. De flesta verksamheter har också kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen, hygienrond och tillsyn av medicinskt ansvarig sjuksköterska. Ibland kommer miljökontoret och gör tillsyn över livsmedelshanteringen. Därtill har certifierade boenden även en årlig verksamhetsrevision.

Internrevisorer och kvalitetsråd är funktioner som används med framgång i många verksamheter. Om det finns möjlighet att flera enheter kan samarbeta och granska varandra så kan det skapa framgång. De kan dra nytta av och lära av varandra samtidigt som en granskning med nya ögon kan ge andra perspektiv.

Varje år är verksamheten skyldig att upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Den ska hållas tillgänglig för var och en som önskar se den. Det är bara att be chefen att få ta del av den. Detta gäller oavsett om verksamheten är i offentlig eller privat drift. I större företag och kommuner sker detta ofta på ledningsnivå. Många verksamheter har breddat patientsäkerhetsberättelsen till att även vara en kvalitets- och verksamhetsberättelse. Ett av de viktigaste perspektiven när vi blickar bakåt på det gångna året är att planera kvalitetsarbetet för det kommande året.

Reflektion kring målbild för kvalitetsarbetet
Undersköterska:
• Har ni ett fungerande kvalitetsarbete på ert boende?
• Är följsamheten till rutiner god?
• Blir avvikelser behandlade på ett bra sätt?
• Känner du dig delaktig i kvalitetsutvecklingen på enheten?
• Hur arbetar ni med förbättringsarbete på enheten?
• Hur skapas delaktighet och involvering?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
• Har ni en fungerande omvärldsbevakning?
• Fungerar arbetet med ständiga förbättringar som det ska?
• Har ni något boende att samarbeta med eller som ni skulle kunna samarbeta med när det gäller kvalitetsutveckling.
• Finns kända och fungerande rutiner på enheten?
• Har ni struktur och system för ledning och uppföljning av er verksamhet?
• Finns det en öppenhet för nya idéer?

Boende och närstående:
• Upplever ni att det pågår ett förbättringsarbete på enheten?
• Tar verksamheten emot förslag på förbättringar?
• Får ni återkoppling om ni lämnar synpunkter på verksamheten?
• Hur engageras du/ni i förbättringsarbete?

Äldrekollen
Kvalitetsgranska ditt äldreboende

Svensk Vårdkontroll
Verktyget för Medicinskt Ansvariga

Aktuellt i media
  • 2022-05-03 07:10

    Gav dubbel maxdos morfin - patienter dog

    Läs mer >>

    info
  • 2022-04-28 16:05

    Avloppsrester lämnades kvar på golvet på äldreboende

    Läs mer >>

    info
  • 2022-04-28 13:23

    Man på äldreboende i Uppsala satte mat i halsen – avled

    Läs mer >>

    info
  • 2022-07-28 04:00 16 Sjukdom och död
    Livets sista tid
    info
  • 2022-07-18 04:00 16 Sjukdom och död, 04 Bemötande, 17 Psykisk hälsa
    Minnessvikt
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-07-14 04:00 16 Sjukdom och död, 17 Psykisk hälsa
    Funktionsförändringar som påverkar nervsystemet
    info
  • 2022-07-11 04:00 02 Värdegrund, 17 Psykisk hälsa, 04 Bemötande
    Psykiskt välbefinnande
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-07-07 04:00 16 Sjukdom och död, 09 Mat och måltid
    Äldre och diabetes
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-07-04 04:00 16 Sjukdom och död
    Konsten att ta hand om ett dödsbo
    Affektionsvärde och faktiskt värde kan skilja sig åtSusanne Lj. Westergren
    info
comments powered by Disqus