Fungerar beställningsrutinerna för verksamheten?

Ett äldreboende har behov av många varor och tjänster för att fungera. Bra rutiner sparar både pengar och miljö. Inte sällan får produkter kastas då bäst-före-datum passerats. Omläggningsmaterial och livsmedel kasseras inte sällan. Även läkemedel måste emellanåt kasseras. Bra rutiner för inköp minskar risken att slösa med resurserna.

Foto: Mostphotos

Många gånger när jag varit på äldreboenden kan jag se att det skett rekordstora beställningar av vissa produkter. Man kan lugnt se att hembeställt material överstiger det som kan förbrukas innan hållbarhetsdatum går ut. Samtidigt blev Covid-19 en påminnelse om att viss skyddsutrustning alltid måste finnas i lager eller kunna kommas åt med kort varsel. Munskydd, visir, skyddskläder som täcker armarna är exempel.  

Inom industrin tillämpas ”just-in-time” för varuförsörjning. De vill inte ligga på stora lager då det kostar i såväl yta som att det binder upp kapital för verksamheten. Att ha leverantörer som man kan lita på är mycket värt.  

Vid ett tillfälle på ett äldreboende så lyckades inte medarbetarna få hem sondmat och en av de boende riskerade bli utan. Chefen ringde tre samtal och fick leverans från tre olika leverantörer nästa dag. Ofta handlar det enbart om engagemang för att få tag i det som behövs. Framförhållningen ska inte vara så kort så att verksamheten behöver varor nästkommande dag, men exemplet visar att det går.  

Ett område där det ofta finns alldeles för mycket utrustning är omläggningsmaterial katetrar med mera. Det är vanligt att boenden får kassera för att bäst före dag gått ut. Verksamheter med en tydlig instruktion för vilket material som ska finnas i lager och vid vilken tidpunkt det ska beställas spar både pengar och miljö. Tvål, handsprit, handskar, pappershanddukar, toalettpapper, hushållspapper, rengöringsmedel, diskmedel och liknande produkter är ytterligare varugruppen som behöver köpas hem. Förvaringen av såväl kemikalier som omläggningsmaterial är viktigt. Omläggningsmaterial ska förvaras torrt och dammfritt. Vissa kemikalier bör definitivt hållas inlåsta. Vilka får ni reda på om ni läser produktbladet.

En svaghet är ofta leveranserna av läkemedel. Inte sällan tar den som sköter leveransen tag i första bästa medarbetare och får en signatur på att läkemedlen är mottagna. Sen kan läkemedlen bli stående i en korridor. Läkemedelsleveranser till äldreboenden innehåller ofta stöldbegärliga läkemedel. Att ha trygga rutiner där läkemedlen blir inlåsta i läkemedelsrummet är av stor vikt.  

Livsmedel är ett annat område där stora inköp görs. Många livsmedel har begränsad hållbarhet och det gäller att inte beställa hem mer än vad som går åt. Det handlar också om att välja vilka livsmedel som ska erbjudas. Boendet kanske har krav på att handla ekologiska produkter för en viss andel av inköpen. Många gånger finns det också önskemål från de boende om vissa produkter.  

Det är vanligt att äldreboenden köper färdiglagad mat. Hanteringen av mat är en sårbar kedja. När det gäller varmhållen mat så ska den inte hållas varm längre än en timma. Det gäller från det den levereras från köket tills den serveras. När det gäller kyld mat så gäller det att den hålls i kylskåpstemperatur under hela transporten och i förvaringen på äldreboendet tills den värms upp. Det krävs också att verksamheten har full spårbarhet när det gäller förvaringen, för den skull någon skulle bli matförgiftad.  

Inkontinenshjälpmedel finns ibland i övermåttan. Det händer att äldreboenden har flera månaders förbrukning i lager av inkontinensskydd som ingen längre använder. Det gör att det blir svårt att hitta det man ska ha i förrådet.  

Äldreboenden har ofta personer som är beställningsansvariga för olika varutyper. Det kan vara bra att samla alla dessa till ett inköpsråd för att diskutera vad som är lagom framförhållning när det gäller olika produkttyper. De kan då också ge varandra tips och idéer om hur de arbetar med beställningar. På det sättet går det att få en både säkrare varuförsörjning och minskad risk för att ligga på jättestora lager av vissa produkttyper.  

Många gånger kan det vara bra att gå igenom vilka leverantörer man har och vad det kostar. Det kan finnas företag som fakturerar för varor och tjänster som verksamheten egentligen inte behöver. Det kan gå att köpa produkter billigare någon annanstans.  

Alltfler människor och verksamheter sorterar och återvinner avfall. Det är inte helt okomplicerat på ett äldreboende, men många försöker och hittar ändå sätt att återvinna en hel del förpackningar och annat. Ett område som är speciellt på ett äldreboende är hanteringen av riskavfall. Det behöver finnas trygga rutiner kring hanteringen av kasserade läkemedel och när det gäller stickande och skärande avfall.  

Undersköterska: Fungerar inköpsrutinerna bra? Finns det ni behöver hemma? Finns det lager av produkter som inte används så ofta? Finns det medarbetare som hamstrar och bygger upp egna lager av produkter som ibland tar slut?

Chef och legitimerad personal: Vet ni vilka kemikalier som finns i verksamheten? Finns det åtgång på de produkter som finns i förråden? Vad vill de som bor på enheten äta egentligen? Finns det leverantörer som kostar onödigt mycket? Har ni avtal med tjänsteleverantörer som frisör, riskavfallshantering och fotvård?  

Närstående: Är du nöjd med de varor och tjänster som verksamheten köper in?  

Äldrekollen
Kvalitetsgranska ditt äldreboende

Svensk Vårdkontroll
Verktyget för Medicinskt Ansvariga

Aktuellt i media
  • 2022-05-03 07:10

    Gav dubbel maxdos morfin - patienter dog

    Läs mer >>

    info
  • 2022-04-28 16:05

    Avloppsrester lämnades kvar på golvet på äldreboende

    Läs mer >>

    info
  • 2022-04-28 13:23

    Man på äldreboende i Uppsala satte mat i halsen – avled

    Läs mer >>

    info
  • 2022-08-15 04:00
    Döden
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-07-28 04:00 16 Sjukdom och död
    Livets sista tid
    info
  • 2022-07-18 04:00 16 Sjukdom och död, 04 Bemötande, 17 Psykisk hälsa
    Minnessvikt
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-07-14 04:00 16 Sjukdom och död, 17 Psykisk hälsa
    Funktionsförändringar som påverkar nervsystemet
    info
  • 2022-07-11 04:00 02 Värdegrund, 17 Psykisk hälsa, 04 Bemötande
    Psykiskt välbefinnande
    Foto: Mostphotos
    info
  • 2022-07-07 04:00 16 Sjukdom och död, 09 Mat och måltid
    Äldre och diabetes
    Foto: Mostphotos
    info
comments powered by Disqus